Som projekt- eller teamansvarig har du möjlighet att göra det enklare för alla i en arbetsgrupp att bidra på bästa sätt inför och under möten genom att arbeta metodiskt och ge tydliga ramar. Här är bjuder jag på sex tips som jag använder för att hålla möten fokuserade, diskussioner produktiva och säkerställa att projektet rör sig framåt. Så att alla tillsammans kan underlätta och effektivisera kommunikationsarbetet.
Struktur i ett projekt handlar inte om att begränsa kreativitet eller engagemang – tvärtom, det skapar tydlighet och effektivitet.
De allra flesta har flera uppgifter och uppdrag att hantera, utöver dem som ni samarbetar kring, vilka konkurrerar om uppmärksamheten. I egenskap av ansvarig för ett team eller projekt kan du underlätta för övriga genom att jobba strukturerat och vara tydliga med förväntningar, syfte och målsättning för varje träff ni har. Och vad som gäller inför mötena.
Sex tips för att effektivisera kommunikationsarbetet
Här är några av mina bästa tips för att effektivisera kommunikationsarbetet och samarbeta smartare med stöd av möten:
1. Förbered och skicka ut relevant underlag
Skicka underlag inför ett möte – och tydliggöra vad du förväntar att de ska göra med materialet fram tills ni möts.
Ofta handlar det om att ge mötesdeltagarna en chans att bilda sig en uppfattning och kunna förbereda sig så pass att de känner sig bekväma att diskutera utifrån underlaget vid sittande möte. Då kan marginalen vara snävare rent tidsmässigt.
Ibland vill du att de ska aktivt med materialet inför mötet. Då behöver du ta större hänsyn till deras kalender så att de har en chans att hinna genomföra uppgifter.
2. Sätt tonen med en tydlig titel eller agenda för mötet
Skicka ut mötesinbjudningar med en agenda eller åtminstone en tydlig rubrik och notering om vad mötet är till för. Rubriken ger en fingervisning om vad som kommer hända under mötet och sätter tonen – och därmed hur förberedd man förväntas vara.
Bifoga dokument och det är relevant. Många missar dock att titta efter bilagor i mötesinbjudningar så var noga med att tala om att de finns, till exempel i mötesrubriken. Jag brukar göra tillägget ” – se bilaga” eller liknande, i en rubrik för att det ska vara synligt direkt i kalendervyn utan att mottagaren behöver öppna mötesbokningen och läsa.
En tydlig rubrik som också informerar om det finns mer att titta på underlättar för både dig och övriga som ska delta i mötet.
3. Upprepa och bekräfta målbilden
Gå igenom målsättningen med dagens möte innan det startar upp ”på riktigt” för få bekräftat att deltagarna håller med. Justera vid behov.
4. Styr mötet och var uppmärksam på stickspår
Styr diskussioner så att ni håller er till det överenskomna syftet och inte slösar tid i onödan.
Relevanta frågor som dyker upp men inte kan lösas vid sittande möte noteras för att hanteras senare. Se till att ange vem som är ansvarig och när återkoppling ska ske så att punkten inte faller mellan stolarna. Styr sedan tillbaka till huvuddiskussionen.
5. Håll koll på tiden
När det är 5–10 minuter kvar är det dags att börja knyta ihop säcken.
Hanns inte allt med? Då är det bättre att boka in ett nytt tillfälle, än att stressa igenom, dra över tiden och skapa följdförseningar – för dig, övriga deltagare och dem de i sin tur har ett möte med.
Det är inte heller helt ovanligt att olika personer haft olika punkter under mötet och det är så trist om den som är sist ut behöver stressa igenom sin grej. Även av respekt för den personen – och för att ge alla möjlighet att komma med konstruktiv feedback – är det smartare att avrunda redan innan för att slippa bryta mitt i. Boka hellre in ett nytt tillfälle där punkten kan presenteras under bättre omständigheter.
6. Avsluta på ett lugnt och samlat sätt
Avsluta lugnt och fokuserat och lägg grunden för nästa möte. Säkerställ att du inte missat något genom att fråga om det finns några funderingar kvar.
Sammanfatta vad ni kommit överens om och vem som ska göra vad till nästa gång. Sedan bokar ni in ett nytt möte om det inte är gjort sedan tidigare. Avsluta inte mötet förrän nästa steg är överenskommet, ofta i form av ett möte men ibland på annat sätt.
Om ni kommer fram till att ett extra tillfälle behövs bokar du in det med berörda parter, till exempel för att hantera en fråga som dykt upp som ett sidospår.
Kontakt om du vill ha mer stöd
Jag hoppas dessa tips bidrar till bättre möten, samarbeten och att effektivisera kommunikationsarbetet i din organisation!
Vill du ha mer stöd att optimera arbetet med kommunikation och marknadsföring är du välkommen att höra av dig.