Tydliga mål, planer och struktur är avgörande för att driva framgångsrika kommunikationsprojekt. Men trots noggrann planering kan det ändå uppstå missförstånd och hinder på vägen. Ofta handlar det om två faktorer som lätt förbises: förväntningar och förutsättningar. Hur säkerställer du att alla i teamet vet vad som förväntas av dem och har rätt förutsättningar för att lyckas? Det är frågor som förtjänar mer uppmärksamhet.
Att styrning och struktur behövs för att driva ett kommunikationsprojekt på ett effektivt sätt är antagligen självklart. Likaså att olika former av planeringsdokument; kommunikationsplaner, aktivitetsplaner, innehållskalendrar och likande, utgör verktygen som förenklar framdriften.
Förutom ordning och reda är det ytterligare två saker jag tycker är värda att belysa, som inte är lika självklara delar av att driva ett framgångsrikt projekt men minst lika viktiga:
- Förväntningarna på varandra – skapar bättre samarbete och färre missförstånd.
- De rätta förutsättningarna – gör att projektet kan genomföras effektivt utan onödiga hinder.
Bättre samarbeten med tydliga förväntningar
Förväntningarna handlar om att säkerställa att alla involverade kan vara ärliga med vad de förväntar sig av andra i projektgruppen och vad de själva kan (och inte kan) bidra med. Det finns alltid gråzoner, tolkningar och förutfattade meningar som – om de förblir outtalade – riskerar att leda till missförstånd, frustration och förseningar.
Ändå märker jag gång på gång att det här är något som sällan diskuteras. Eller att det upplevs svårt och är något man drar sig för. Som att man inte törs vara tydlig av rädsla för att såra, trampa någon på tårna eller misstolka något.
Men det behöver inte vara dramatiskt att prata om förväntningar på varandra. Tvärtom brukar det bidra till klargöranden och ett ännu bättre samarbete. Så länge ingångsvärdet är en vilja att lyssna, förstå och samarbeta effektivare.
Och kom ihåg: Att prata om förväntningar på varandra behöver ske löpande under hela projektet, eftersom nya frågetecken och utmaningar ständigt uppstår.
Rätt förutsättningar gör framgångsrika kommunikationsprojekt möjliga
De rätta förutsättningarna handlar om att alla involverade behöver rimliga möjligheter att göra sin del i kommunikationsprojektet. Vad det är varierar stort men kan till exempel handla om att säkerställa:
- Tillgång till rätt teknik och verktyg. Behövs exempelvis en specifik mjukvara för analys, design eller distribution av innehåll?
- Budget för externa tjänster eller annonsering. Finns tillräckliga resurser för att driva projektet på den nivå som krävs?
- Tid och prioriteringar. Har teammedlemmarna realistisk tid för att genomföra sina delar av projektet, eller konkurrerar det med andra uppgifter?
- Kompetensutveckling. Behöver någon i teamet någon form av utbildning eller stöd för att genomföra vissa delar av projektet så bra som önskat?
Projektet behöver helt enkelt anpassas utifrån rådande förutsättningar för att ha bästa chans att uppnå uppsatta mål. Det kräver förmågan att kunna se den enskilda insatsen i ett större perspektiv och som en del av allt annat som också måste ske.
När förväntningar och förutsättningar matchar varandra har ni en stabil grund att driva framgångsrika kommunikationsprojekt och -samarbeten ifrån.
Läs mer:
- 6 mötestips för att effektivisera kommunikationsarbetet i teamet
- Så skapar du samsyn i projektet – och undviker missförstånd
- Intervju med marknadschef om samarbete med Vidderna kommunikation
- Marknadsföring som kunden vill ta del av: Introduktion till inbound och content marketing
