Att boka möten kan vara en tidskrävande och frustrerande uppgift. Särskilt när alla deltagare har fullt schema blir det svårt att hitta en gemensam tid. Men det finns en enkel strategi för effektivare mötesbokning: att boka in tillfällena tillsammans. Vid en gemensam sittning. Det innebär flera fördelar för både dig och hela projektet, till exempel genom att minska risken för missförstånd och sista minuten-lösningar.
Känner du igen dig i det här: Du har suttit en bra stund och försökt hitta en mötestid som passar alla deltagare och har äntligen lyckats. Inbjudningarna går i väg och du känner dig nöjd.
Men snart nog får du avböjning efter avböjning, eller kanske inte ens ett svar, och inser att du måste börja leta nytt datum och klockslag. Igen.
Det är inte bara frustrerande utan slukar också tid.
Trick för effektivare mötesbokning
Mitt bästa tips för att få acceptans från alla deltagare är att boka in mötet gemensamt – i samband med ett tidigare möte.
Vid ett tidigare möte? Hur hänger det ihop?
Det är inte alls så bakvänt som det låter. För det genomförs nästan alltid någon form av uppstartsmöte innan ett projekt ens kan dra i gång. Och det sker först när alla nyckelpersoner kan vara på plats – alltså innan du har deadlines att följa, mål att uppnå och verkligen behöver få berörda deltagare till kommande möten.
Därför avsätter du vid uppstartsmötet tid för att – i samråd med relevanta personer – boka in alla kommande möten.
Flera fördelar med att boka in möten gemensamt
Det kan låta som slöseri med tid att hela projektgruppen sitter och bokar in möten. Men förutom att det sparar tid och energi för dig har det har flera andra fördelar:
- Säkerställer att samtliga är tillgängliga de aktuella mötestiderna. Sen kan saker alltid hända längs vägen, men du behöver i alla fall inte börja med avböjda mötesinbjudningar och försöka leta efter andra tider.
- Upptaget kan vara tillgängligt. Det kan finnas lediga mötestider i andras kalendrar som inte är uppenbara för dig, trots att du har full tillgång till deras kalendrar. Genom att diskutera mötestider gemensamt går det ofta att hitta tillfällen även hos den som ser ut att vara upptagen med något annat – men egentligen kanske bara gjort en påminnelsenotering om något som sker privat.
- Involverar och engagerar. När deltagarna själva är med och bestämmer mötestiderna ökar sannolikheten att de känner ett större engagemang och ansvar för att aktiv delta och bidra.
- Minskar risken för missförstånd och oklarheter. Genom att tillsammans boka in möten och diskutera dess syften säkerställer ni att alla har samma bild av vad som förväntas vara gjort till varje gång.
Tydlig mötesstruktur minskar risken för sista minuten-lösningar
Fördelarna stannar inte där. Att få ordning på alla möten bidrar i sin tur med flera positiva bieffekter:
- Skapar en överskådlig struktur. När alla viktiga avstämningar är inbokade får projektet en tydlig struktur. Det gör det enklare att kommunicera framsteg och hålla alla på samma spår.
- Ger möjlighet att identifiera potentiella hinder i tid. Regelbundna avstämningar gör att eventuella flaskhalsar eller problem kan identifieras och hanteras i ett tidigt skede, innan de blir kritiska…
- … vilket i sin tur minskar risken för sista-minuten-lösningar. I stället kan projektet drivas framåt på ett kontrollerat sätt.
- Ingen onödig stress. När möten bokas i förtid får alla involverade bättre möjligheter att planera sitt arbete och prioritera uppgifter i relation till projektets milstolpar. Det leder till en mer strukturerad arbetsprocess och mindre stress.
Omvandla tipsen till konkret handling
En tydlig mötesstruktur har alltså stor påverkan på hur väl ett projekt kan drivas framåt. Så om du inte redan nu har styrning på alla möten du ansvarar för, är det hög tid att ta kommandot och komma i gång med effektivare mötesbokningar.
Läs mer:
- 6 mötestips för att effektivisera kommunikationsarbetet i teamet
- Så skapar du samsyn i projektet – och undviker missförstånd
- Driv framgångsrika kommunikationsprojekt – med rätt förväntningar och förutsättningar
- Intervju med marknadschef om samarbete med Vidderna kommunikation
- Gå från komplext till konkret – nå fram till fler
