Har du varit med om projekt där alla verkar överens i starten, men där förvirring och olika tolkningar snabbt sätter käppar i hjulet? Brist på samsyn i kommunikationsprojektet leder lätt till förseningar, stress och onödiga kostnader – men det går att undvika. Med tydlig dokumentation och en strukturerad mötesprocess kan du säkerställa att alla i teamet arbetar mot samma mål.
Du har säkert suttit med vid mer än ett uppstartsmöte där alla verkar rörande överens. Ändå hopar sig frågetecknen nästa gång ni möts och ni tycks ha tolkat allt olika. Det verkar inte finnas särskilt mycket samsyn i kommunikationsprojektet alls.
Det leder till att projektet stannar upp med risk för förseningar, stress och ökade kostnader redan innan arbetet hunnit dra i gång ordentligt.
Lösning för att skapa samsyn i kommunikationsprojektet
Lösningen är lika enkel som den är lätt att underskatta: Dokumentera!
Skriv ner vad ni kommer överens om vid varje möte. Även om du tror att du kommer ihåg allt så har du annat att jobba med också, och vid nästa möte kan vissa saker lätt ha lämnat minnet.
Planeringsdokument i stil med en kommunikationsplan, projektplan och liknande är ett ypperligt verktyg för att tydliggöra roller och ansvar, syfte, mål, deadlines och annat.
I möten jag är ansvarig för följer jag en tydlig struktur – som börjar redan innan mötet ägt rum – för att skapa de bästa förutsättningarna för ett givande möte.
Mötesstruktur som bidrar till ökad samsyn
Att förbereda inte bara dig själv utan även mötesdeltagarna på vad de förväntas bidra med till mötet, gör det lättare för er att samsas om en väg framåt.
Läs gärna mer här: 6 mötestips för att effektivisera kommunikationsarbetet i teamet.
Det är inte ovanligt med mer tystlåtna individer som inte pratar självmant i gruppsammanhang. Bjud aktivt in dem i dialogen genom att specifikt be om deras tankar och input. Ofta bidrar de med värdefulla perspektiv och lösningar som annars inte kommer fram.
En fördel med denna metodik är att det så att säga tvingar alla att bli överens – eftersom alla måste delta aktivt och formulera en åsikt. Det bidrar i sin tur till den samsyn i kommunikationsprojektet som eftersträvas.
Bra dokumentation effektiviserar projektet
När mötet är slut finns det ofta en del renskrivningar och efterarbete att göra. Om du inte har tid att göra det direkt efter, se till att planera in en stund i närtid för detta. Innan du hinner glömma bort vad som sagts.
Det är lätt att underskatta betydelsen av att dokumentera och samla ihop det som sagts efter ett möte. Genom att avsätta tid för detta gör du både dig själv och hela projektet en tjänst eftersom färre saker riskerar att falla mellan stolarna och det går att se att samarbetet rör sig i rätt riktning.
Planera även in i din kalender de beslut eller att göra-punkter som fattats under mötet och som du tagit fortsatt ansvar över. När kan du utföra det som ska göras och när är det lämpligt att du följer upp det du behöver kontrollera status på senare?
Om det vid ett senare möte uppstår nya frågetecken är det enkelt att gå tillbaka till syfte, mål, målgrupp, budskap eller vad det nu handlar om, och se vad som bestämts sedan tidigare. På så vis undviks onödiga diskussioner och tiden kan läggas på att jobba framåt.
Jag hoppas dessa tips bidrar till bättre möten, samarbeten och att effektivisera kommunikationsarbetet i din organisation!
Läs mer:
- 6 mötestips för att effektivisera kommunikationsarbetet i teamet
- Marknadsföring som kunden vill ta del av: Introduktion till inbound och content marketing
- Vad är köpresan och kundresan? Förstå hur de hänger ihop – optimera marknadsföringen
